Break-even in hotel: come calcolare il punto di pareggio della struttura

Il punto di pareggio: la domanda che ogni albergatore dovrebbe saper rispondere

Il break-even è il punto in cui i ricavi coprono esattamente i costi totali — né profitto né perdita. Sotto il break-even si accumula un deficit. Sopra, si genera margine. Sapere dove si trova il proprio punto di pareggio permette di rispondere a domande molto pratiche: posso permettermi di chiudere a novembre? Questa promozione di bassa stagione mi fa guadagnare o perdere? Ho bisogno di almeno qual occupazione per pagare gli stipendi di questo mese?

Sorprendentemente, molti hotel indipendenti non hanno mai calcolato il proprio break-even in modo formale.

La distinzione fondamentale: costi fissi e costi variabili

Il calcolo del break-even richiede di distinguere i costi in due categorie:

Costi fissi (CF): esistono indipendentemente dall'occupazione. Affitto o rata del mutuo, stipendi del personale fisso, assicurazioni, abbonamenti software, manutenzione ordinaria, utenze minime. Anche con zero camere vendute, questi costi vanno pagati.

Costi variabili (CV): aumentano al crescere dell'occupazione. Personale a chiamata, laundry, amenities, food cost colazione, energie incrementali, commissioni OTA. Con zero occupazione, tendono a zero.

Esempio per un hotel da 20 camere:

• Costi fissi mensili: 22.000€ (affitto 8k, stipendi fissi 10k, utenze base 2k, altro 2k)
• Costi variabili per camera occupata (CPOR): 17€
• Tariffa media: 90€

Formula del break-even in occupazione

Quante camere devo vendere nel mese per coprire tutti i costi?

Break-even camere = Costi fissi / (Tariffa media - CPOR)

Con i dati dell'esempio: 22.000 / (90 - 17) = 22.000 / 73 = 301 camere nel mese

In un mese da 620 notti disponibili (20 camere × 31 giorni), questo corrisponde a un'occupazione del 301/620 = 48,5%. Sotto quella soglia, l'hotel è in perdita operativa. Sopra, genera profitto.

Formula del break-even in tariffa

A quale tariffa minima devo vendere le camere, data una certa occupazione attesa?

Break-even ADR = (Costi fissi / Camere vendute attese) + CPOR

Se mi aspetto 400 camere vendute nel mese: (22.000 / 400) + 17 = 55 + 17 = 72€ di tariffa minima

Qualsiasi tariffa media sopra 72€ con 400 camere vendute genera profitto. Questo è il floor di pricing razionale — non il floor di mercato, che può essere più basso in certi periodi, ma la soglia sotto cui ogni camera venduta contribuisce a una perdita.

Break-even mensile vs stagionale

Il break-even varia da mese a mese perché cambiano sia i costi fissi (alcuni hanno picchi stagionali: riscaldamento, condizionamento, personale stagionale) sia i costi variabili (la colazione costa di più quando gli ospiti fanno colazione — in estate quasi tutti, in inverno molti meno).

Calcolare il break-even per ogni mese dell'anno rivela i mesi strutturalmente in perdita — quelli in cui anche con occupazione ragionevole non si riesce a coprire i costi fissi. Questa informazione è preziosa per decidere se e quando chiudere la struttura nella bassa stagione, e quale occupazione minima bisogna garantire per non peggiorare la situazione.

Break-even e decisioni operative: tre casi pratici

Caso 1 — Chiudere a novembre? Se i costi fissi a novembre sono 18.000€ e l'occupazione attesa (senza promozioni aggiuntive) porterebbe 200 camere a 75€ media: margine = 200 × (75-17) = 11.600€, sotto i 18.000€ fissi. L'hotel è in perdita. Ma chiudere non azzera i costi fissi (affitto, mutuo, utenze minime rimangono) — quindi la decisione dipende da quanto si risparmia davvero tenendo chiuso.

Caso 2 — Accettare un gruppo a tariffa scontata? Un gruppo da 30 camere a 55€ per 3 notti = 90 camere vendute a 55€. Al di sopra del CPOR (17€), genera 38€ × 90 = 3.420€ di contribuzione ai costi fissi. Conviene, anche se la tariffa è sotto l'ADR abituale.

Caso 3 — La promozione last-minute funziona? Se la promozione porta 50 camere aggiuntive a 45€ (sopra il CPOR di 17€), genera 28 × 50 = 1.400€ di contribuzione. Conviene — a patto che quelle 50 camere siano davvero aggiuntive e non sostituiscano prenotazioni che sarebbero arrivate a tariffa piena.

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