CUEAlloggiati Web hotel: come funziona e come inviare le schedine
Ogni hotel, B&B e agriturismo italiano deve inviare le schedine alloggiati entro 24 ore dall'arrivo. Come funziona il portale Alloggiati Web, cosa si invia e come automatizzare il processo.
L'invio delle schedine alloggiati al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato è uno degli adempimenti più quotidiani per qualsiasi struttura ricettiva italiana. Va fatto per ogni ospite, entro 24 ore dall'arrivo, tutti i giorni dell'anno — anche la domenica e nei festivi. Chi non lo fa rischia sanzioni penali, non solo amministrative.
Questa guida spiega come funziona, cosa si invia esattamente e come automatizzare il processo per non perderci tempo ogni mattina.
Chi è obbligato all'invio
L'obbligo si applica a tutti i soggetti che forniscono alloggio a pagamento: hotel, B&B, affittacamere, case vacanza, agriturismi, ostelli, campeggi e residence. L'obbligo non dipende dalla dimensione: anche un B&B di 2 camere deve inviare le schedine. La normativa di riferimento è l'art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza), che impone la comunicazione dei dati degli ospiti all'Autorità di Pubblica Sicurezza.
In alcuni Comuni esiste anche l'obbligo di comunicazione al portale regionale del turismo (statistiche ISTAT), che si sovrappone all'Alloggiati Web ma utilizza un sistema separato (es. Ross1000 in alcune regioni). I due adempimenti non si sostituiscono a vicenda.
Cos'è il portale Alloggiati Web
Il portale Alloggiati Web (alloggiatiweb.poliziadistato.it) è gestito dalla Polizia di Stato — Direzione Centrale dell'Immigrazione e della Polizia delle Frontiere. Ogni struttura ricettiva si registra sul portale e ottiene credenziali di accesso. Tramite queste credenziali si inviano i file con i dati degli ospiti.
Il portale funziona 24 ore su 24. In caso di manutenzione programmata (solitamente notturna), il sistema notifica la finestra di inattività. L'invio può essere fatto manualmente tramite l'interfaccia web oppure tramite upload di file in formato specifico (testo a larghezza fissa).
I dati richiesti per ogni ospite
Per ogni ospite che soggiorna nella struttura è necessario inviare:
- Cognome e nome
- Sesso
- Data di nascita
- Comune di nascita (per i nati in Italia) o Stato di nascita (per gli stranieri)
- Cittadinanza
- Tipo documento (passaporto, carta d'identità, patente, ecc.)
- Numero documento
- Luogo di rilascio del documento
- Data di arrivo
- Numero di notti previste
Per i capofamiglia o capo-gruppo si invia la schedina completa. Per i familiari o componenti del gruppo (che viaggiano con il capo-gruppo dello stesso nucleo) si invia una schedina semplificata con meno campi.
I dati si raccolgono dal documento d'identità al momento del check-in. Il dato critico per molte strutture è il luogo di nascita per i nati in Italia: va inserito il Comune (non la provincia), con il relativo codice ISTAT — un campo che genera frequenti errori nelle compilazioni manuali.
La scadenza delle 24 ore: come si calcola
L'invio deve avvenire entro le 24 ore dall'arrivo dell'ospite. In pratica:
- Un ospite arriva giovedì alle 14:00 → la schedina va inviata entro venerdì alle 14:00
- Un ospite arriva venerdì alle 22:00 → la schedina va inviata entro sabato alle 22:00
La prassi consolidata (e consigliata dalla Polizia di Stato) è inviare le schedine ogni mattina per gli ospiti arrivati il giorno precedente. Questo garantisce il rispetto della scadenza e crea una routine controllabile. Non è necessario (né conveniente) inviare schedina per schedina in tempo reale.
Per i gruppi organizzati che arrivano in anticipo rispetto alla data di prenotazione, vale comunque la data e ora di arrivo effettiva, non quella prevista.
Le sanzioni per mancato invio
Le sanzioni per il mancato invio delle schedine alloggiati non sono amministrative: sono penali. L'art. 17 del TULPS prevede l'arresto fino a tre mesi o un'ammenda. Nella pratica i controlli di polizia avvengono con verifiche spot, spesso su segnalazione, e la sanzione più comune è l'ammenda — ma la natura penale dell'obbligo lo rende molto diverso da un ritardo nella fatturazione.
Il rischio più alto non è la multa una tantum, ma la revoca della licenza in caso di violazioni reiterate. Per una struttura ricettiva, la perdita dell'autorizzazione è un danno irreversibile.
Invio manuale vs automatico: il confronto
L'invio manuale tramite il portale web richiede di inserire i dati ospite uno per uno oppure di preparare il file nel formato specifico. Con 5-10 arrivi al giorno, l'operazione manuale richiede 20-40 minuti ogni mattina. Con più arrivi, il tempo cresce proporzionalmente.
L'invio automatico tramite gestionale integrato funziona così: al momento del check-in inserisci i dati dell'ospite nel PMS (nome, documento, data di nascita), e il gestionale prepara il file nel formato Alloggiati Web e lo invia al portale senza che tu debba accedervi. L'operazione dura secondi invece di minuti, e gli errori di formato spariscono perché il file è generato automaticamente con le specifiche esatte del portale.
Il vantaggio dell'automatico non è solo il tempo: è la certezza dell'invio. Con l'invio manuale, un check-in di notte o nel weekend può essere dimenticato. Con il gestionale integrato, la schedina è nella coda di invio appena si completa il check-in, indipendentemente dall'orario.
Alloggiati Web e check-in online
Il check-in online (o web check-in) permette all'ospite di inserire i propri dati dal telefono prima dell'arrivo, usando un link inviato via email o WhatsApp. Quando l'ospite compila il form, i dati finiscono direttamente nel gestionale — già validati e pronti per l'invio ad Alloggiati Web.
Per le strutture senza reception fissa (B&B, appartamenti, agriturismi) il check-in online risolve due problemi insieme: raccogliere i dati dell'ospite senza essere presenti fisicamente, e preparare la schedina alloggiati in anticipo rispetto all'arrivo. L'ospite arriva, trova le istruzioni per l'accesso autonomo, e la struttura ha già i dati in regola.
CUE Suite e Alloggiati Web: integrazione nativa
CUE Suite include l'invio ad Alloggiati Web nel PMS base, senza costo aggiuntivo. Al momento del check-in (o dopo il web check-in dell'ospite) i dati sono già nel sistema. CUE Suite prepara il file nel formato richiesto dal portale e lo invia automaticamente ogni mattina — con log dell'invio consultabile dalla reception per verifica.
Il web check-in di CUE Suite permette agli ospiti di inserire i dati del documento prima dell'arrivo: le informazioni arrivano già validate nel gestionale, pronte per la schedina. Per B&B e case vacanza senza reception, è la soluzione che elimina completamente il momento "raccolta dati" all'arrivo.